Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter un nouveau dossier à un conteneur déjà stocké chez Iron Mountain.
- Sélectionnez Gestion des archives | Collecter, ajouter des archives | Liste d'enlèvement (Ajouter des archives). L'écran Liste d'enlèvement s'ouvre.
- Cliquez sur Ajouter un dossier. L'écran Trouver un conteneur existant pour le nouveau dossier s'ouvre.
- Sélectionnez un client.
- Entrez le code à barres SKP correspondant au conteneur de destination du dossier, puis cliquez sur Continuer. Le système SafeKeeperPLUS détecte automatiquement si le code à barres SKP que vous avez saisi appartient à un conteneur déjà stocké chez Iron Mountain. Il définit automatiquement le statut des dossiers sur celui du conteneur. En quelques minutes, vous serez en mesure de rechercher, localiser et modifier ce dossier dans la gestion des archives par Iron Mountain Connect.
- L'écran Nouveau dossier s'ouvre.
- Cochez la case Ajouter à la liste d'enlèvement pour afficher un élément de ligne pour ce dossier dans la liste d'enlèvement. Comme la gestion des archives par Iron Mountain Connect associe ce dossier à un conteneur déjà stocké, elle n'intervient pas au niveau de la liste d'enlèvement. Les saisies dans la liste d'enlèvement sont destinées à des fins de rapport uniquement.
- Le client, la division, le département et le code à barres SKP affectés au conteneur sont automatiquement renseignés par défaut dans le dossier. Les exigences de votre entreprise en matière de saisie de données déterminent les champs requis et les champs qui s'afficheront lors de la création d'un dossier.
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REMARQUE : lorsque vous créez un dossier, la structure de l'organisation est renseignée par défaut à partir du conteneur. Si votre entreprise comprend des divisions et/ou départements et que vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez mettre à jour la division et/ou le département du dossier. |
- Pour créer une présentation de saisie des données personnalisée que l'application conservera d'une session à l'autre, cliquez sur Personnaliser la présentation.
- Entrez les métadonnées permettant d'identifier ce dossier si vous devez le localiser et l'extraire du stockage. Les champs requis, marqués d'un astérisque rouge (*), doivent être renseignés.
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La valeur du champ Description de dossier 1 correspond à la Key Identifier des dossiers. Vous devez ici saisir une valeur, laquelle s'affichera sur l'écran Détails du dossier, dans l'étape Articles du Panier de la commande de consultation, dans les e-mails de confirmation de commande et dans la fenêtre Infos sur les commandes de la sélection Suivre des commandes.
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Pour verrouiller les champs de manière à conserver les données indiquées dans ces champs afin de les réutiliser dans vos futures archives, cliquez sur
Verrouiller.
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Pour modifier un champ verrouillé, cliquez sur Déverrouiller.
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Pour trouver une valeur pour un champ, cliquez sur le sélecteur de liste déroulante
ou sur l'icône de calendrier
, puis sélectionnez une valeur.
- Saisissez les données de destruction facultatives (comme les dossiers sont généralement détruits en même temps qu'un conteneur, les informations que vous saisissez dans les champs suivants sont exclusivement réservées à votre usage personnel ; aucune notification ou destruction n'est donc déclenchée) :
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Enregistrez le dossier. Les nouveaux dossiers s'affichent dans la liste d'enlèvement dans l'ordre décroissant des dates et heures de saisie. La gestion des archives par Iron Mountain Connect attribue automatiquement au dossier le statut Chez Iron Mountain ou Sorti chez Iron Mountain.
Voir Aussi
